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個人情報保護方針
 
 胆江地域農業共済組合(以下「当組合」という。)は、組合員の皆様の個人情報を正しく取扱うことが当組合の事業活動の基本であり、社会的責務であることを認識し、以下の方針を遵守することを誓約します。
1. 当組合は、個人情報を適切に取扱うために、個人情報の保護に関する法律(以下「法」という。)その他、個人情報保護に関する関係諸法令及び農林水産大臣のガイドラインに定められた義務を誠実に遵守します。
2. 当組合は、利用目的をでき得る限り特定したうえ、あらかじめご本人の同意を得た場合及び法令により例外として扱われるべき場合を除き、その利用目的の範囲内でのみ個人情報を取扱います。
3. 当組合は、個人情報を取得する際、適正な手段で取得するものとし、利用目的を、法令により例外として扱われるべき場合を除き、あらかじめ公表するか、取得後速やかにご本人に通知または公表します。ただし、ご本人から書面で直接取得する場合には、あらかじめ明示します。
4. 当組合は、取扱う個人データを利用目的の範囲内で正確・最新の内容に保つよう努め、また安全管理のために必要・適切な措置を講じ、役職員及び委託先を適正に監督します。
5. 当組合は法令により例外として扱われるべき場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しません。また、特定の者との間で個人データを共同利用する場合は、あらかじめご本人に共同利用する旨、個人データの項目、利用する者の範囲、利用目的、管理責任者の氏名について通知または公表します。
6. 当組合は、保有個人データにつき、法令に基づきご本人からの開示、訂正等に応じます。
7. 当組合は、取扱う個人情報につき、ご本人からの苦情に対し迅速かつ適切に取り組み、そのための内部体制の整備に努めます。
 
個人情報とは、法第2条第1項に規定する生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものをいいます。
ご本人とは、個人情報によって識別される特定の個人をいいます。
個人データとは、法第2条第4項が規定する個人情報データベース等(法第2条第2項)を構成する個人情報をいいます。
保有個人データとは、法第2条第5項に規定するデータをいいます。

 

個人情報保護法に基づく公表事項等に関するご案内
 個人情報の保護に関する法律に基づき、公表又は本人が容易に知り得る状態に置くべきものと定めている事項を、以下に掲載させていただきますので、ご覧下さいますようお願い申し上げます。
1. 当組合が取扱う個人情報の利用目的(法第18条第1項関係)
 
(1)  当組合が取扱います個人情報は、農業共済事業における引受・引受審査(農業共済資格団体・地域集団一括引受、農作業受委託契約)・損害評価・共済金等の支払・損害防止、加入推進、組合員の方々への催事のご案内、総代・共済部長等関係者の方々への会議・研修会のご案内、農業共済新聞の購読管理のほか、次に掲げる利用目的に利用させていただきます。その他の目的に利用することはありません。
 
@ 新規需要米(飼料用米及び米粉用米)引受にかかる地域農業再生協議会への確認
A 衛星画像を活用した損害評価方法に係るGISデータ作製に伴う水土里ネット保有GIS(地図情報)耕区データとの突合及び実測筆の調査
B 経営所得安定対策への対応にあたり、地域農業再生協議会、東北農政局盛岡地域・奥州地域センターが行う、水稲・麦・大豆・そばの作付確認、麦・大豆・そばの畑作物については交付金に係る営農計画書の作成・協力
C 農業共済組合間の受委託契約による事務代行のため、引受調査(審査)・現地調査及び損害評価等の実施
(2)  法令により必要と判断される場合、国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する場合、公的機関からの調査依頼に応ずる場合、公共の利益のために必要と考えられる場合、他の共済、保険との支払分担(建物・農機具共済)を行う場合に必要な範囲で個人情報を第三者に提供することがあります。
2. 当組合が取扱う保有個人データに関する事項(法第24条第1項関係)
 
(1) 当該個人情報取扱事業者(当組合)の名称 胆江地域農業共済組合
(2) すべての保有個人データの利用目的
 当組合では、組合員のみなさま方の住所・氏名・電話番号・金融機関の口座番号等の個人データを基礎情報として、引受・引受審査(農業共済資格団体・地域集団一括引受、農作業受委託契約)・損害評価・共済金の支払に関する個人データを事業情報として保有しており、この個人データは農業共済事業における引受・損害評価、損害防止、加入推進、催事のご案内、総代・共済部長等関係者の方々への会議・研修会のご案内、農業共済新聞の購読管理・購読案内のほか、次に掲げる利用目的に利用させていただきます。その他の目的に利用することはありません。
@ 新規需要米(飼料用米及び米粉用米)引受にかかる地域農業再生協議会への確認
A 衛星画像を活用した損害評価方法に係るGISデータ作製に伴う水土里ネット保有GIS(地図情報)耕区データとの突合及び実測筆の調査
B 経営所得安定対策への対応にあたり、地域農業再生協議会、東北農政局盛岡地域・奥州地域センターが行う、水稲・麦・大豆・そばの作付確認、麦・大豆・そばの畑作物については交付金に係る営農計画書の作成・協力
C 農業共済組合間の受委託契約による事務代行のため、引受調査(審査)・現地調査及び損害評価等の実施
(3) 開示等の求めに応じる手続
 当組合で保有する個人データに対し、利用目的の通知、開示、訂正などの求めを行うことですが、開示等の手続きにつきましては次のように対応させていただきます。
(1) 開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式
 ご本人又は代理人による開示等の受付については、組合の所定の書面により普及情報課において受付します。やむを得ない事情がある場合は、本人に限り書面により郵送で受付けします。
(2) 開示等の求めをする者がご本人又はその代理人であることの確認の方法
 窓口において、本人であることを証明できる運転免許証、健康保険の被保険者証又はパスポート、印鑑証明と実印の提示をいただきます。
 郵送の場合には、運転免許証又はパスポートの写しのほか住民票及び請求書に実印の押印と印鑑証明書(交付日より3ヵ月以内のもの)の同封をいただきます。
 代理人による場合は、代理人資格の確認を求めますので、法定代理人の場合は、請求者本人との続柄を証明できる住民票その他続柄を証明できるものを、任意代理人の場合は本人の印鑑証明書(交付日より3ヵ月以内のもの)付きの請求書及び委任状と直接的に本人であることを証明できる運転免許証、健康保険の被保険者証又はパスポートの提示をいただきます。
(3) 利用目的の通知又は開示を求める際の手数料の額及び徴収方法
 利用目的の通知又は開示の請求については、1件当たり100円の事務手数料をいただきます。
(4) 開示等の求めのお申出先及び保有個人データの取扱いに関し、当組合が設置する苦情のお申出先
 お申出先 普及情報課・・・Tel0197–25–6631
 受付時間 午前9時から午後5時まで(組合の休日を除く)
3. 共同利用に関する事項(法第23条第4項第3号関係)
   法第23条第4項第3項は、第三者提供の例外として、個人データを特定の者の間で共同して利用する場合であって、その旨及び一定の事項を本人が容易に知り得る状態においているときは、第三者提供にいう「第三者」に該当せず、あらかじめご本人の同意を得ないで、その共同利用者に個人データを提供できることを定めています。
 この規定に基づき、当組合が共同して利用する場合については次のとおりです。
(1) 外部との共同利用
 共同利用の目的、個人データの管理について責任の所在等
 
共同利用の目的 共同利用する者の範囲 利用する者の利用目的 当該個人データの管理について責任者の氏名又は名称
水稲情報の一体化事務に係る照合のため 管内の地域農業再生協議会及び農業協同組合 水田情報の一元管理を図るため 胆江地域農業共済組合長
業務システムの管理のため 岩手県農業共済組合連合会 業務システムの検証と障害対応のため
農業共済事業における保険・再保険契約締結のため 保険契約
岩手県農業共済組合連合会
保険契約の締結に関する引受審査、保険契約の履行(保険金支払)のため
再保険契約
農林水産省
再保険契約の締結に関する引受審査、再保険契約の履行(再保険金支払)のため
再共済契約
全国共済農業協同組合連合会
建物共済における再共済契約の締結に関する引受審査、再共済契約の履行(再共済金支払)のため
農業共済事業における要領・要綱等に定められた事務を遂行するため 岩手県及び岩手県農業共済組合連合会 危険段階別共済掛金率設定等の審査のため
家畜診療業務の遂行 指定獣医師及び嘱託獣医師 病傷事故診断書作成のため
死廃事故診断書・検案書作成のため
農業共済新聞等の購読者管理のため 岩手県農業共済組合連合会及び全国農業共済協会 購読申込・中止等の管理のため
農作物共済にかかる飼料用米・米粉用米引受・損害評価事務を遂行するため 管内の地域農業再生協議会、農業協同組合及び東北農政局盛岡地域・奥州地域センター 飼料用米・米粉用米の引受にあたり新規需要米取組計画、生産製造連携事業計画の認定状況を確認するため
水稲共済にかかる衛星画像を活用した損害評価方法の確立のため 岩手県農業共済組合連合会 水稲共済引受・損害評価にかかる事務を遂行するため
経営所得安定対策にかかる作付確認事務及び営農計画書作成 管内の地域農業再生協議会、農業協同組合及び東北農政局盛岡地域・奥州地域センター
経営所得安定対策にかかる作付確認事務及び営農計画書作成に協力するため
農業共済組合間の受委託契約による事務代行 岩手県農業共済組合連合会 受委託契約による事務代行のため、引受調査(審査)・現地調査及び損害評価等を実施するため
(2) 共同利用する個人データの項目
 
共同利用する内容 個人データの項目
水稲情報の一体化事務に係る照合 氏名、組合員コード、地区コード、地名・地番、その他共済細目書異動申告票に記載された内容
業務システムの管理 各事業システムで使用する個人データ
住所、氏名、郵便番号、電話番号、FAX番号、組合員コード、金融機関、口座番号、家族情報、引受・損害評価情報、危険段階別共済掛金率情報
農業共済事業における保険・再保険契約締結 住所、氏名、組合員コードのほか、各事業における引受・損害評価等の情報
農業共済事業における要領・要綱等に定められた事務の遂行 住所、氏名のほか引受(危険段階別共済掛金率情報を含む)・損害評価の各情報
家畜診療業務の遂行 住所、氏名、組合員コード、個体番号、名号、生年月日
農業共済新聞等の購読者管理 住所、氏名、組合員コード、購読契約の種類
農作物共済にかかる飼料用米・米粉用米引受事務 新規需要米取組計画、生産製造連携事業計画の認定にかかる生産者氏名、水田地名・地番、作付品種、面積、生産量の各情報
水稲共済にかかる衛星画像を活用した損害評価方法の確立事業 住所、氏名のほか、農作物共済の引受・損害評価等にかかる各情報
経営所得安定対策にかかる作付確認事務及び営農計画書作成 水稲・麦共済細目書異動申告票、大豆共済・そば共済加入申込書にかかる住所、氏名のほか、地名・地番、作物名、作付品種、面積、用途区分、引受審査結果情報等の各情報
水稲共済細目書異動申告票提出者の住所、氏名、組合員番号の各情報
農業共済組合間の受委託契約による事務代行 住所・氏名・各事業における引受・損害評価等の情報

個人情報の開示等に関する手続規程
(目的)
第1条  この規程は、個人情報の保護に関する規則第23条の規定に基づき、この組合の保有個人データについての本人からの開示の請求、訂正、追加又は削除(以下「訂正等」という。)、利用停止又は消去(以下「利用停止等」という。)の求めに応ずるための手続等を定める。
(受付及び受付時間)
第2条  個人情報の開示の受付けは、次のとおりとする。
 
(1) 普及情報課
(2) 受付の時間は、午前9時から午後5時までとする。(この組合の休日を除く。)
(利用目的の通知及び開示の申込の受付)
第3条  この組合の保有個人データについての利用目的の通知及び本人からの開示の請求の受付については、総務課において本人から直接受付けることを原則とし、やむを得ない事情がある場合には、書面により郵送で受け付けることができる。
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 前項の請求の受付に当っては、本人から別紙1の請求書の提出を求めるものとする。
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 代理人による請求については、第5条の規定に基づき代理人資格の確認を求める。
(本人の確認)
第4条  なりすましによる情報の漏えいを防止するため、次により開示等請求者の本人確認を行う。なお、電話等による開示等の求めがあった場合には、来所又は郵送若しくはFAXによる請求等を求める。
 
(1) 来所による請求の場合
受付けにおいて直接的に本人であることを証明できる運転免許証、健康保険の被保険者証、パスポート、印鑑証明と実印の提示を求める。
(2) 郵送又はFAXの場合
郵送の場合には、運転免許証又はパスポートの写しのほかに、住民票又は請求書に実印の押印と印鑑証明書(交付日より3カ月以内のもの)の同封を求める。
ファックスによる場合には、運転免許証又はパスポートの写しと請求書に実印の押印と印鑑証明書(交付日より3カ月以内のもの)の写しの送付を求める。
(代理人資格の確認)
第5条  代理人による請求の受付は、来所によるものとし、この場合には本人及び代理人双方につき、前条の本人確認の方法により確認を行う。ただし、代理人が弁護士の場合には、名刺・バッジを確認のうえ、登録番号を控えることによることができる。
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 代理人資格の確認については、次の証明書に基づきこれを行う。
 
(1) 法定代理人の場合
請求者本人との続柄の証明できる住民票その他続柄を証明できるもの
(2) 任意代理人の場合
本人の印鑑証明書(交付日より3カ月以内のもの)付きの請求書及び委任状
(開示の方法)
第6条  請求に基づく組合からの通知は、原則として、請求のあった日から15日以内を目途に所定の様式(別紙3)に基づき郵送の方法によりこれを行う。ただし、本人との間で別に同意した方法があればその同意した方法によることができる。
(訂正等又は利用停止等)
第7条  組合から開示された個人データにつき、訂正等又は利用停止等の請求があった場合には、その処理の結果等につき原則として、請求のあった日から30日以内を目途に所定の様式(別紙4〜6)に基づき郵送の方法により通知するものとする。本人との間で別に同意した方法があればその同意した方法によることができる。
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 前項の請求(様式:別紙2)及び本人確認の手続については、第2条、第4条及び第5条に準ずる。なお、本人の個人データを組合が保有していることが明らかで、その訂正等又は利用停止等を求める場合の請求については、開示の請求を経ないで直ちに訂正等又は利用停止等の請求を受け付けることができる。
(資料等の提供の求め)
第8条  前条の規定に基づき、本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由により、当該保有個人データの内容の訂正等を求められた場合において、その確認のために必要な資料の提供等を求めることができる。
(開示等の手数料)
第9条  利用目的の通知及び開示の請求については、1件当たり100円の事務手数料を徴するものとする。ただし、当方の過失により開示した個人データに誤りがあった場合には、収受した手数料を返還する。
(対応の記録)
第10条  保有個人データの開示請求、訂正等又は利用停止等の請求につき、対応者は次の事項につき対応の内容と経緯を取りまとめ、所定の決済を受けた後に回答書を交付するとともに、当該記録は請求書及び回答書とともに5年間保管するものとする。
 
(1) 請求の内容
(2) 開示、訂正等又は利用停止等した項目・内容
(3) 開示、訂正等又は利用停止等をしなかった項目・内容と理由
(4) 本人及び代理人との交渉等の内容と経緯
(5) 今後特に問題となりそうな点がある場合の留意事項
(6) その他